Privacy Policy — EZ365 Política de Privacidad — EZ365

1. Scope

EZ365 is an application used by authorized employees of organizations that use the EZ365 platform. The application requires authentication via username and password. This policy applies to all users of the EZ365 mobile app on Android and iOS devices.

1. Alcance

EZ365 es una aplicación utilizada por empleados autorizados de organizaciones que utilizan la plataforma EZ365. La aplicación requiere autenticación mediante usuario y contraseña. Esta política aplica a todos los usuarios de la aplicación móvil EZ365 en dispositivos Android e iOS.

2. Information We Collect

2.1 Account Data

• User identifier.
• Data required for authentication and session management.

2.2 Precise Location (including background)

• The app collects precise GPS location from the device.
• Location may be collected even when the app is closed or running in the background while the user has an active work session (Clock In).
• Associated data such as date, time, and location accuracy are also recorded.

Location is used exclusively to:

• Record work routes.
• Verify presence at assigned project sites.
• Operational management of work activities.

2.3 Camera & Photos

• Photos and videos captured by the user within the app.
• Images are used for project activity documentation.
• The app does not automatically access the device gallery without user action.

2.4 Microphone

• Audio recordings created by the user for work notes or field evidence.

2.5 Device Files

• Access to device storage only to save or attach content generated within the app.

2.6 Notifications

• Device push notification token.
• Messages related to projects, tasks, and operational notices.

2.7 Technical Data

• Device model.
• Operating system.
• App version.
• Technical logs for diagnostics.

2. Información que recopilamos

2.1 Datos de cuenta

• Identificador de usuario.
• Datos necesarios para autenticación y sesión.

2.2 Ubicación precisa (incluyendo en segundo plano)

• La aplicación recopila ubicación GPS precisa del dispositivo.
• La ubicación puede recopilarse incluso cuando la aplicación está cerrada o en segundo plano mientras el usuario tiene una sesión activa de trabajo (Clock In).
• Se registran datos asociados como fecha, hora y precisión de la ubicación.

La ubicación se utiliza únicamente para:

• Registrar recorridos de trabajo.
• Verificar presencia en sitios de proyectos asignados.
• Gestión operativa de actividades laborales.

2.3 Cámara y fotos

• Fotos y videos capturados por el usuario dentro de la aplicación.
• Las imágenes se utilizan para documentación de actividades en proyectos.
• La aplicación no accede automáticamente a la galería del dispositivo sin acción del usuario.

2.4 Micrófono

• Grabaciones de audio creadas por el usuario para notas de trabajo o evidencia en campo.

2.5 Archivos del dispositivo

• Acceso a almacenamiento del dispositivo únicamente para guardar o adjuntar contenido generado dentro de la aplicación.

2.6 Notificaciones

• Token de notificación push del dispositivo.
• Mensajes relacionados con proyectos, tareas y avisos operativos.

2.7 Datos técnicos

• Modelo de dispositivo.
• Sistema operativo.
• Versión de la aplicación.
• Logs técnicos para diagnóstico.

3. How We Use the Information

• Enable access to the application.
• Record work sessions (Clock In / Clock Out).
• Monitor work routes during the shift.
• Document activities at project sites.
• Send operational notifications.
• Improve system stability and security.

3. Cómo usamos la información

• Permitir el acceso a la aplicación.
• Registrar sesiones de trabajo (Clock In / Clock Out).
• Monitorear recorridos laborales durante la jornada.
• Documentar actividades en proyectos.
• Enviar notificaciones operativas.
• Mejorar estabilidad y seguridad del sistema.

4. Background Location Use

EZ365 collects background location only when the user has an active work session (Clock In).

Tracking stops automatically when the user performs a Clock Out or when the work session ends.

Location is not used for advertising or personal tracking outside of the work context.

4. Uso de ubicación en segundo plano

EZ365 recopila ubicación en segundo plano únicamente cuando el usuario tiene una sesión de trabajo activa (Clock In).

El seguimiento se detiene automáticamente cuando el usuario realiza Clock Out o cuando la sesión de trabajo finaliza.

La ubicación no se utiliza para publicidad ni para seguimiento personal fuera del contexto laboral.

5. Information Sharing

We do not sell personal data.

Information may be shared with:

• The user's employer for project and work activity management.
• Technology providers needed to operate the app (infrastructure, push notifications).
• Competent authorities when required by law.

5. Compartición de información

No vendemos datos personales.

La información puede compartirse con:

• La empresa empleadora del usuario para la gestión de proyectos y actividades laborales.
• Proveedores tecnológicos necesarios para operar la aplicación (infraestructura, notificaciones push).
• Autoridades competentes cuando la ley lo requiera.

6. Data Retention

We retain your personal information for the following periods:

Once the applicable period expires, data is securely deleted or anonymized.

6. Retención de datos

Conservamos tu información personal durante los siguientes plazos:

Una vez vencido el plazo aplicable, los datos son eliminados o anonimizados de forma segura.

7. Security

We use technical and organizational security measures to protect your information, including encrypted connections (HTTPS/TLS), role-based access controls, and required authentication to use the app.

While we implement reasonable safeguards, no system is completely secure. If you detect a security issue, contact us at contact@insultechs.com.

7. Seguridad

Utilizamos medidas de seguridad técnicas y organizativas para proteger la información, incluyendo conexiones cifradas (HTTPS/TLS), controles de acceso basados en roles y autenticación requerida para el uso de la aplicación.

Aunque implementamos salvaguardas razonables, ningún sistema es completamente seguro. Si detectas un problema de seguridad, contáctanos en contact@insultechs.com.

8. Device Permissions

The app may request the following permissions:

Permissions can be managed or revoked from device settings at any time. Revoking required permissions may limit app functionality.

8. Permisos del dispositivo

La aplicación puede solicitar los siguientes permisos:

Los permisos pueden ser administrados o revocados desde la configuración del dispositivo en cualquier momento. Revocar permisos obligatorios puede limitar el funcionamiento de la aplicación.

9. Minors

The app is not intended for individuals under 18 years of age. We do not intentionally collect data from minors. If we detect that a minor has provided data, we will delete it immediately.

9. Menores de edad

La aplicación no está destinada a menores de 18 años. No recopilamos intencionalmente información de menores de edad. Si detectamos que un menor ha proporcionado datos, los eliminaremos de inmediato.

10. Data Deletion

You may request the deletion of your personal data at any time by sending a request to contact@insultechs.com with the subject "Data Deletion Request".

Your request must include:

• Your full name or EZ365 user identifier.
• The email address associated with your account (if applicable).
• A description of the data you wish to delete.

Upon receiving the request, we will proceed to:

• Delete or anonymize location data, photos, videos, and recordings linked to your account.
• Delete your account data, session data, and notification token.

The deletion process will be completed within a maximum of 30 business days from receipt of the confirmed request.

Exceptions: Certain data may be retained if required by applicable law or at the express request of the employer within the established retention period. In such cases, data will be properly anonymized.

10. Eliminación de datos

Puedes solicitar la eliminación de tus datos personales en cualquier momento enviando una solicitud a contact@insultechs.com con el asunto "Solicitud de eliminación de datos".

Tu solicitud debe incluir:

• Tu nombre completo o identificador de usuario en EZ365.
• El correo electrónico asociado a tu cuenta (si aplica).
• Una descripción de los datos que deseas eliminar.

Una vez recibida la solicitud, procederemos a:

• Eliminar o anonimizar los datos de ubicación, fotografías, videos y grabaciones asociados a tu cuenta.
• Eliminar tus datos de cuenta, sesión y token de notificaciones.

El proceso de eliminación se completará en un plazo máximo de 30 días hábiles desde la recepción de la solicitud confirmada.

Excepciones: Ciertos datos podrán ser retenidos si la ley aplicable lo requiere o por solicitud expresa de la organización empleadora dentro del plazo de retención establecido. En ese caso, los datos serán debidamente anonimizados.

11. User Rights

Depending on the legislation applicable in your region, you may have the right to:

• Access: Request a copy of the personal data we hold about you.
• Rectification: Request correction of inaccurate or incomplete data.
• Deletion: Request erasure of your data (see section 10).
• Portability: Request your data in a structured, machine-readable format.
• Objection: Object to the processing of your data in certain circumstances.
• Restriction: Request that we limit processing of your data.

To exercise any of these rights, contact us at contact@insultechs.com. We will respond within 30 business days.

11. Derechos del usuario

Dependiendo de la legislación aplicable en tu región, puedes tener derecho a:

• Acceso: Solicitar una copia de los datos personales que tenemos sobre ti.
• Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• Eliminación: Solicitar la supresión de tus datos (ver sección 10).
• Portabilidad: Solicitar tus datos en un formato estructurado y legible por máquina.
• Oposición: Oponerte al procesamiento de tus datos en determinadas circunstancias.
• Limitación: Solicitar que limitemos el procesamiento de tus datos.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctanos en contact@insultechs.com. Responderemos en un plazo máximo de 30 días hábiles.

12. International Data Transfers

Collected information may be processed and stored on servers located outside your country of residence. In all cases, we ensure that such transfers are carried out with appropriate safeguards, including the use of infrastructure providers that comply with internationally recognized security standards.

12. Transferencias internacionales de datos

La información recopilada puede ser procesada y almacenada en servidores ubicados fuera de tu país de residencia. En todos los casos, nos aseguramos de que dichas transferencias se realicen con las salvaguardas adecuadas, incluyendo el uso de proveedores de infraestructura que cumplen con estándares de seguridad reconocidos internacionalmente.

13. Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy periodically. When we make material changes:

• We will update the "Last updated" date at the top of this document.
• We will notify users through the app or by email when changes are significant.

We recommend reviewing this policy periodically. Continued use of the app after changes are published implies acceptance of the updated policy.

13. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente. Cuando realicemos cambios materiales:

• Actualizaremos la fecha de "Última actualización" al inicio de este documento.
• Notificaremos a los usuarios a través de la aplicación o por correo electrónico cuando los cambios sean significativos.

Te recomendamos revisar esta política periódicamente. El uso continuado de la aplicación después de la publicación de cambios implica la aceptación de la política actualizada.

14. Data Collection Summary

This summary corresponds to the information declared in the Google Play Data Safety section.

Data is collected with the user's knowledge. It is not used for advertising and is not sold to third parties.

14. Resumen de recopilación de datos

Este resumen corresponde a la información declarada en la sección de Seguridad de datos de Google Play.

Los datos se recopilan con el conocimiento del usuario. No se utilizan para publicidad ni se venden a terceros.

15. Contact

If you have questions about this Privacy Policy, wish to exercise your rights, or have data-related requests, contact us:

• Company: Insul-Techs
• Email: contact@insultechs.com
• Website: https://insultechs.com/

15. Contacto

Si tienes preguntas sobre esta Política de Privacidad, deseas ejercer tus derechos o tienes solicitudes relacionadas con tus datos, contáctanos:

• Empresa: Insul-Techs
• Correo: contact@insultechs.com
• Sitio web: https://insultechs.com/